En los sectores técnicos, las herramientas digitales están generalmente reservadas para los responsables de equipo. Por ello, se suele creer que ocurre lo mismo para la capacitación en línea ya que se considera que es complicado que el personal que no está acostumbrado, haga uso de estas herramientas.
He aquí 6 consejos para implementar su estrategia de capacitación en línea de manera eficiente.
Regla n°1: Probar la capacitación con el personal que está acostumbrado a usar herramientas digitales
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El desarrollo de la capacitación en línea de su equipo no es una excepción al refrán “Roma no se construyó en un día”.
Para garantizar que sea un éxito, lo mejor es empezar de a poco. Por ejemplo, puede organizar una sesión piloto¹ con un grupo pequeño de empleados o en un periodo determinado.
El reto consiste en seleccionar cuidadosamente a los participantes. No se recomienda un grupo de personas demasiado entusiastas ya que el riesgo es que luego aparezcan personas demasiado escépticas.
Del mismo modo, para que sus resultados sean más significativos, no dude en convocar a personas de diferente perfil y nivel. Desde el punto de vista pedagógico, un grupo con diferentes niveles aprende mejor que un grupo homogéneo. ¡La magia del aprendizaje entre pares!
Regla n°2: Empiece por las necesidades del personal para adoptar la mejor estrategia
Su grupo ya está formado, ahora sólo tiene que conseguir que se impliquen en el proyecto a largo plazo. No hay ningún secreto: sus empleados saben lo que necesitan mejor que nosotros²…
Para desarrollar una estrategia coherente, el primer paso es escuchar a los futuros beneficiarios e identificar sus hábitos:
- ¿Generalmente, cómo acceden al conocimiento y a la información?
- ¿Cómo es un día típico? ¿Tienen algún tiempo muerto durante la jornada laboral?
- ¿En qué áreas necesitan mejorar sus conocimientos?
- ¿Qué tipo de recursos educativos prefieren?
- ¿Cuántas veces al día/semana/mes tienen acceso a una computadora?
A partir de esta información, se pueden construir diferentes perfiles de estudiantes, con diferentes necesidades y modelos (nómada / sedentario, estudiante independiente / que necesita orientación, etc.).
Una vez realizada esta etapa, es importante explicar a los empleados qué cursos se han seleccionado para ellos y por qué…
Regla n°3: Establecer un marco de trabajo e implicar a la dirección
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Una vez que se identifican los diferentes perfiles de los estudiantes, se puede definir un marco de trabajo. Para los equipos que trabajan más en el campo, se recomienda reservar un horario fijo para la capacitación, ya sea de manera individual o en grupos pequeños (de 2 a 3 personas como máximo).
Asegúrese de programar estas sesiones de manera frecuente y, si es posible, siempre a la misma hora: los martes antes o después de comer, los viernes por la mañana antes de salir al campo…
El objetivo es crear una rutina. Por supuesto, siempre puede haber una sesión que no pueda hacerse debido a una emergencia. En este caso, reprograme la sesión inmediatamente.
Por último, se recomienda programar las sesiones con mucho tiempo de anticipación. Anótelas en el calendario compartido del equipo o en un lugar específico de la sala de descanso. También puede recordar el horario de cada sesión en las reuniones de servicio, por ejemplo.
Regla n°4: Poner a disposición el material adecuado
A veces tendemos a olvidarnos de la logística, pese a que es una parte primordial de la estrategia. Además de la computadora, la tablet o el teléfono celular que el personal necesita para la capacitación, también se recomienda:
- Tener una sala/oficina sin ruido
- Verificar los cortafuegos o firewall con el departamento de sistemas informáticos antes de la primera sesión
- Proporcionar audífonos
Una sesión de capacitación es corta: 30 minutos son suficientes. Durante este tiempo, el personal no necesitará el uso de sus teléfonos celulares. Pídales que los pongan en modo «No molestar» o que los dejen a un lado.
Regla n°5: Establecer objetivos claros y medir los resultados
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La ventaja de las herramientas digitales es que permiten medir con precisión el progreso del personal³. Para asegurarse de que el proyecto funcione, se deben definir objetivos claros:
- ¿Cuánto tiempo se debe dedicar a la capacitación por semana / mes / año?
- ¿Cuántos cursos de capacitación deben validar?
- ¿Qué cursos de capacitación son obligatorios y para qué perfil?
Combinando los indicadores de éxito (número de cursos validados) y los indicadores de uso (tiempo pasado en la plataforma) podrá adaptar mejor su estrategia.
Asegúrese de establecer objetivos personalizados, medibles, aceptables, realistas y con hitos.
Por último, un objetivo sólo vale la pena si es compartido y aceptado por los participantes. Simplifíquelos al máximo y comuníquelos frecuentemente a sus equipos.
Regla n°6: Valorar la experiencia dentro de la empresa
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Al personal le gustará compartir su opinión respecto a las ventajas y desventajas de la herramienta que están usando. Esta es la mejor manera de mejorar el uso de esta herramienta y convencer a otros participantes.
Así que informe de los resultados a todo el personal, ¡sobre todo si son positivos! De este modo, puede dar recompensas personalizadas destacando la contribución de cada uno.
En las profesiones técnicas, el uso de las herramientas digitales está cada vez más accesible a un gran número de personas, pero debe haber un acompañamiento en cada paso. En este sentido, la capacitación digital es un excelente vector. Le permite perfeccionar su actividad principal al mismo tiempo que aborda la tecnología digital de una manera diferente.
¡Así pues, para garantizar el éxito del proyecto, no hay nada como escuchar y tener en cuenta las necesidades mediante una buena comunicación con el personal!
Célia Bellange y Mathilde Chagué
Fuentes:
¹: un artículo de Teleperformance Academy: https://tpacademy-blog.fr/la-session-pilote-en-formation-bien-plus-quun-entrainement/
²: un artículo de Digiformag le Magazine de la formation: https://www.digiformag.com/e-learning/comment-mieux-comprendre-ses-apprenants-en-e-learning%E2%80%89/
³: un artículo de Global Exam Become a Global Player: https://pro.global-exam.com/fr/blog/evaluation-e-learning-mesurez-efficacite-formation
